Comme l’exige la norme ISO 9001 : 2008 à laquelle il a été déclaré conforme le 10 août 2012, le Fonds National de la Microfinance a subi, ce mercredi 17 juillet 2013, son tout premier audit de surveillance. Entre autres objectifs, cet audit de surveillance n° 1 vise à évaluer la capacité du système de management du FNM et voir si cela répond aux exigences légales, réglementaires et contractuelles applicables.
« (…) L’audit de surveillance n° 1 n’a mis en évidence aucun écart. Le suivi et l’entretien du système de management de la qualité du FNM après un an de fonctionnement positionnent le FNM comme l’étalon national du management de la qualité au Bénin ». Telle est la synthèse des constats au bout desquels le responsable de l’audit de surveillance de la démarche qualité du Fonds National de la Microfinance (FNM) a « sollicité », ce mercredi 17 juillet 2013 à Cotonou, « le maintien sans réserve de la certification » à la norme ISO 9001 : 2008. Conformément donc aux exigences légales de la norme ISO 9001 : 2008 à laquelle il a été brillamment jugé conforme il y a un, le Fonds National de la Microfinance (FNM) vient de subir avec un succès encore plus éclatant son premier audit de surveillance.
Dès la réunion d’ouverture de cet audit, le responsable d’audit dépêché de Paris en France par l’organe certificateur AB Certification, M. Alain Karmann, rappelle les quatre (04) grands objectifs de sa mission. « C’est avec beaucoup de plaisir », a-t-il déclaré, « que j’entreprends ce jour 17 juillet 2013 cet audit en vue de la détermination de la conformité de tout ou partie du système de management aux critères de l’audit ; l’évaluation de la capacité du système de management à assurer que votre organisation répond aux exigences légales, réglementaires et contractuelles applicables ; l’évaluation de l’efficacité du système de management pour assurer que votre organisation répond en permanence aux objectifs spécifiés puis l’identification des parties du système de management susceptibles d’être améliorées ».
Sans autosatisfaction, le FNM présente ses progrès en dix points!
Tel que le prévoit le monitoring de la réunion d’ouverture de son premier audit de surveillance, le Fonds National de la Microfinance (FNM) a, par la voix de son directeur général, M. Komi KOUTCHE, présenté les progrès réalisés depuis environ douze (12) mois que cette structure pourtant de l’Administration a été déclarée conforme aux exigences de la norme ISO 9001 : 2008.
Très convaincu des efforts qu’ont consentis au quotidien ses collaborateurs et lui afin d’inscrire chacune de leurs actions dans les exigences de cette norme internationale de management à laquelle ils ont librement souscrit, M. Komi KOUTCHE rassure le responsable d’audit, M. Alain Karmann ; « globalement, nous pensons, a-t-il indiqué, que le système se porte mieux que l’année dernière ». Et pour cause ! Dans un exposé très concis qui a précédé la phase au cours de laquelle l’auditeur a lui-même parcouru les différents acteurs et documents d’enregistrement, le directeur général a présenté les dix (10) points d’efforts d’amélioration continue consentis par le Fonds National de la Microfinance (FNM), depuis sa certification à la date du présent audit de surveillance. Il s’agit notamment de la mise en œuvre des points d’amélioration recommandés par l’audit initial de certification ; la consolidation du système de management ; la promotion de la culture de la qualité aussi bien au sein du personnel qu’au profit des principaux partenaires et prestataires du FNM ; l’instauration d’un système d’auto-évaluation mensuelle au moyen d’un comité de direction élargi à l’ensemble des pilotes des différents processus du Système de Management de Qualité (SMQ) ; l’appropriation du réflexe du renseignement systématique des fiches de non-conformité à travers, entre autres, la substitution des demandes d’explication par la prise des fiches de non-conformité ; la réalisation d’enquêtes de satisfaction ; la formation de membres du personnel au profit d’auditeur qualité ; l’affermissement de la sensibilisation des partenaires stratégiques à l’intérêt qu’ils ont à s’inscrire dans la démarche qualité ; un plaidoyer ayant conduit le Gouvernement à la prise d’une décision du Conseil des Ministres portant instruction à ses membres de prendre des initiatives visant à faire conformer les organismes sous leur tutelle respective à la démarche qualité etc.
Le FNM déclaré « étalon national du management de la qualité au Bénin »
Impressionné, M. Alain Karmann, l’auditeur qualité venu de AB Certification en France, l’est encore davantage qu’il ne l’a été il y a un an où le FNM avait été jugé conforme à la norme ISO 9001 : 2008. Alors, il déclare, « vous êtes l’étalon, la référence nationale en management de qualité…,» et formule le vœu que « vous soyez regardé avec jalousie et envie dans le sens d’être suivi, d’être imité et de susciter de nouvelles adhésions au système qualité ». En effet, au bout des interviews, des entretiens, de la lecture des enregistrements et autres documents ayant ponctué son audit, le responsable d’audit arrive à une conclusion sans appel : « L’audit de surveillance n° 1 n’a mis en évidence aucun écart. Le suivi et l’entretien du système de management de la qualité du FNM après un an de fonctionnement positionnent le FNM comme l’étalon national du management de la qualité au Bénin ». Il persiste : « je confirme que le Fonds National de la Microfinance est au-delà de la norme ; il est hors norme en ce sens que vous avez, dans votre système de management, des normes qui sont au-delà des exigences de la norme ISO 9001 : 2008 ».
En plus des points forts reconnus à l’actif du Fonds National de la Microfinance (FNM) il y a un an, M. Karmann en trouve de nouveaux autres que sont, entre autres, « un plan de formation du personnel au cours de l’année N-1 qui prend en compte les besoins de l’année N ; l’évaluation trimestrielle du personnel ; un taux d’absentéisme avoisinant zéro ; la démocratisation du principe des non-conformités au point où tout le personnel se l’est approprié ; la maîtrise du temps… ». Faute de n’avoir identifié aucune partie du système de management susceptible d’amélioration, le responsable se ne résout qu’à donner ce conseil à la direction générale du FNM : « si vous devez un jour changer de locaux, prévoyez dans vos nouveaux locaux un point de regroupement fixe et connu de tous les membres du personnel comme refuge en cas de sinistre ».
