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Gestion des archives aux Affaires étrangères: Pour la restauration de la mémoire de la diplomatie béninoise
Publié le mercredi 16 decembre 2015  |  La Nation
Célébration
© Ambassade par DR
Célébration de la Journée Mondiale de l`Arbre par la Mission Américaine au Bénin
Vendredi 25 Avril 2014, Cotonou : Dans le cadre de la Journée de l`Arbre et de la Terre, la Mission Américaine au Bénin a visité trois établissements scolaires à Cotonou pour les sensibiliser sur la protection de l`environnement. Photo : Un volontaire lisant le livre « Mama Miti, la mère des arbres » aux jeunes élèves






Conserver les archives diplomatiques préoccupe aujourd’hui le ministère en charge des Affaires étrangères. C’est ce qui justifie les assises de deux jours organisées à l’intention du personnel aux fins de les informer et former sur la gestion des archives. C’est le Bureau de la Coopération suisse à Cotonou qui soutient ce séminaire dont les travaux ont démarré mardi 15 décembre à Cotonou.

Mettre ses archives à jour pour sauver le mémoire de la diplomatie béninoise. C’est le sens qu’il convient de donner au séminaire dont les travaux ont débuté mardi 15 décembre dans les locaux du ministère en charge des Affaires étrangères. Ces assises de deux jours visent, entre autres, à sensibiliser sur l’importance des archives et à initier le personnel de ce ministère présent au département et ceux en poste diplomatique, aux notions de base pour la prise en compte des documents dès leur création. Elles permettront également d’amener le personnel à apurer les dossiers dans les différentes entités selon les exigences de la direction de l’Information, du Pré-archivage et de la Documentation diplomatique; de faire une présentation du système de gestion électronique des documents mis en place, de faire valider les outils de gestion des archives du ministère, de permettre aux autres ministères d’être au courant des activités de celui des Affaires étrangères et de créer une synergie avec eux, de partager les expériences avec les autres ministères et d'apprendre les bonnes pratiques avec eux, puis de vulgariser auprès des chercheurs, la base de données et le Centre de documentation des Affaires étrangères.

Les communications

Plusieurs communications sont prévues pour meubler les assises. Elles portent entre autres sur le cadre réglementaire des archives au Bénin, l’importance des archives dans l’administration publique; l’état des lieux des archives à la centrale et dans les postes diplomatiques et consulaires; archives et histoire: cas des Affaires étrangères; les archives et patrimoine au soutien de la diplomatie béninoise.
En procédant à l’ouverture des travaux, le directeur de cabinet du ministre des Affaires étrangères, Fréjus Bocco, a insisté sur l’importance des archives dans une administration et surtout son caractère sensible si elle est diplomatique. «Les archives au niveau de notre ministère, comme beaucoup d‘autres d’ailleurs, ne bénéficient pas du traitement adéquat. Nous sommes confrontés à un impérieux défi de nous doter d’un système informatique; d’une réforme technologique », a-t-il indiqué. Selon lui, ce sont les raisons qui ont amené le ministère à réunir un panel de cadres venus de divers horizons et autres spécialistes de la chose archivistique, pour échanger sur le sujet et aider le ministère à prendre la meilleure option qui profitera aux autres départements ministériels. Le directeur de cabinet du ministre des Affaires étrangères a également insisté sur la nécessité de cette réforme «condition sine qua non pour restaurer la mémoire de la diplomatie béninoise».
Pour sa part, la directrice résidente du Bureau de la Coopération suisse au Bénin, Séverine Donnet-Descartes, a souligné le caractère stratégique des archives et précisé que l’attention requise ne leur est pas toujours accordée. «Une situation qui ne favorise pas toujours la prise de décisions». C’est ce qui motive le soutien apporté au Projet de gestion des documents diplomatiques par la structure dont elle est la responsable au Bénin.
Précisons que c’est en juillet 2014 que le Projet de gestion des documents diplomatiques a été mis en place au ministère des Affaire étrangères avec l’appui du Bureau de la Coopération suisse au Bénin

Sabin LOUMEDJINON
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